営業メールの書き方は5つのポイントを意識するだけでOK

営業メールの書き方は5つのポイントを意識するだけでOK

ビジネスマンは多くのやり取りでメールを使っていると思いますが、新規営業でも直接届けられるメールは新規でアポイントを獲得できたり、案件獲得ができたりする強力なツールです。私も新規営業活動においては、効率が悪いのであまりテレアポは行っておらず、営業活動においてはメールをメインで使っています。

この記事では企業間取引(BtoB)のマーケティング・営業担当者さん向けに、こちらからアプローチするパターン営業活動(つまりアウトバウンド営業、プッシュ営業など)における効果的な営業メールの書き方を5つのポイントでご紹介します。

練馬聡一
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テレアポのコツを知りたい方はこちらをご覧ください。

⇒法人営業の基本、テレアポ(電話営業)の5つのコツをご紹介

その① 人間味のある謙虚な文章にする

理由:返信率が高まります

正直いうとこれが一番重要です。まず営業メールを送るときに強く意識してほしいポイントは、相手の立場にたつとよくわかりますが「知らない人からメールが送られてくる」ということです。

営業メールを送る側としては会ったことがない人でも、どんな企業でどんな商材を扱っていて、どんな部署でどんな人なのかをイメージして送りますが、メールを受け取った相手からすると知らない会社の知らない人が急にメールを送ってくるという不思議なことが起こっています。

練馬聡一
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一言で言うと迷惑だし、気持ち悪いってことです笑

メールマガジンなどに登録している方なら良いのですが、営業メールは社内リストなどから営業活動を目的として一方的に送るメールですので、相手からすれば「ウザい、気持ち悪い、迷惑」と思われているいうことだけは意識しておきましょう。そう意識していれば、謙虚なメールの文章になると思います。

練馬聡一
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機械的なメルマガに返信しないですよね?営業メールは謙虚な方が文章に人間味が出るので、返信(レスポンス)が高くなる傾向にあります。

その② 営業メールは個人名で送る

理由:メール拒否をされないため

営業メールはinfo@~などの企業のメールアカウントではなく、個人アドレスで送り、あくまでも個人→個人で送っているように文章をつくりましょう。その理由はメール拒否されないためです。

メールマガジンなどは有益な情報でないと必要がないという判断をされ「メール拒否」とされてしまいますが、個人→個人で送られているメールに関しては、相手が1人の人間なので、もう送ってくるなと中々言えないものなのです。

練馬聡一
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もちろん言ってくる方はいますが、私は移動して担当じゃないとか、やんわり断られるくらいです。

機械的な全配信しているようなメール文だと、読まれたとしても返信がありませんが、個人のアドレスで人間味のある謙虚なメール文でお送りすると、返信(レスポンス)の可能性が非常に高くなります。

その③ 営業メールは署名までで20行

理由:短いほうがメールの目的が伝わるから

営業メールは受け取ったことがあると思いますが、ダラダラと自己~会社紹介から商品・サービス紹介(しかも長い)という営業メールは読む気になりませんし、読んでも何が目的なのかわからないメールがありますよね。この原因はメールの文章が長いから起こることです。

最近は会社でデスクトップPCではなくノートPCを使っている人も多く、比較的メール画面が拡大されています。マウスのワンスクロールで完結する20行くらいに収めると、開封した段階でメールの全体像を伝えることができてメールが伝わります。

営業メールを20行くらいに納められると、次に説明する大事なことがやりやすくなります。

その④ メールで伝える「お願い」を1つに絞る

理由:「はい or いいえ」で返信できるようにするため

営業メールの最終目的は自社の商品やサービスを購入・導入いただくことだと思います。ですがその最終目的を目指してしまうと商品やサービスのことを知ってもらいたいという気持ちが強くなってしまい、文章が長くなってしまいます。

さらに知らない人からの営業メールですから、長ければ長いほど見る気が失せてしまい、メールの最後に記載する「お願い」が伝わらなくなってしまいます。

お願いというのは、「相手にどういう行動をしてほしいのか」を伝えることです。その行動とは、「会って話を聞いてほしい」「メールに返信してほしい」「ウェブサイトを見てほしい」などですので、その「お願い」がしっかり伝わるよう内容を絞り、伝わりやすくしましょう。

その⑤ タイトルは16文字前後

理由:メーラーで全体が見えやすく、短い方が頭に入りやすいから

個人アドレスで営業メールを送れば比較的開封はされやすいですが、タイトルは重要です。

タイトルが長すぎると営業メールを見てもらえないし、短すぎると気持ち悪い見え方になってしまいます。私の結論だと12文字〜14文字に伝えたいとが入るくらいがベストだと思います。この文字数がどんなメーラーでも表示されやすく、伝えたいことも伝えられるベストな文字数です。

練馬聡一
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例えば会社が大手・有名(業界で有名でも可)の場合は、会社名を伝えることが効果的です。

「株式会社●●●●●の練馬でございます」
※株式会社●●●●●の練馬をまでで12文字なのでOK

営業メールまとめ

効果的な営業メールのポイントを5つに絞ってご紹介しました。

今回は営業メールのポイントというテーマで記事を書きましたが、当然メールアドレスを知っていないとお送りすることができません。メールアドレスを獲得する施策としては、企業はなぜ無料セミナーをするのか?や、リード獲得できるマーケティング手法の具体策でご紹介しています。

ぜひこの営業メールの5つのポイントを意識して、多くの方々にアプローチし、アポイントや案件を獲得してください!