RFP(提案依頼書)とは?書き方や意味、3つのメリットとは

RFP(提案依頼書)とは?書き方や意味、3つのメリットとは

RFPとは「提案依頼書」という意味で、中~大規模なシステムやITツールなどを導入する際に必要なものです。

RFPを作成せずにシステムやITツールを導入してしまうと、見積が安さで比べてしまったり、本来やりたいことができなかったりと、システム導入に失敗してしまうケースが多くあります。

専門知識がなければ難しいと思われがちな「RFP」ですが、意外と難しくありませんので、ぜひRFPの作成にチャレンジしてみてください。

この記事ではシステム導入時にRFPを作成する意味から、RFPの書き方などを解説します。

RFP(提案依頼書)とは?

RFPとは、システムやITツールを導入する際に、システム会社(ベンダー)に対して「こんなことをしたいので、御社の最適な提案をいただけないか?」ということを依頼するための資料のことです。

練馬聡一
練馬聡一
RFPとはRequest For Proposalの略で、「提案依頼書」という意味です。

RFP(提案依頼書)の内容としては、システム会社(ベンダー)に提案を依頼したい項目が記載されており、システム概要、システム要件、成果物の構成、その後の運用から保守の内容、費用(予算)、今後のスケジュールが、主に依頼項目として記されることが多いです。

システム会社はこのRFP(提案依頼書を)踏まえ、自社のシステムやITツールでその提案依頼項目について「課題解決」ができるのか?その費用はいくらなのか?ということを提案するわけです。

RFP(提案依頼書)を作成する意味

RFP(提案依頼書)を作成する大きな意味としては、「口約束による曖昧な発注」を防ぐため、つまり導入後のトラブルの発生率を下げるために作成します。

導入事業者(ユーザー)とシステム会社(ベンダー)の間で、言った言わないの口約束による曖昧な発注をしてしまうことによって、希望している機能が実装されなかったり、納期が遅れてしまったり、システムの障害が発生してしまう「事故」が発生します。

それを防ぐために導入事業者(ユーザー)側から事前に、RFPで目的の条件や内容をまとめ、提案を依頼することで、このような事故を内の意識・目的を一本化できるようにし、明確な提案を依頼するためにRFPを作成します。

それがRFPを作成する大きな意味ですが、RFPを作成するメリットをもう少し細かく説明します。

練馬聡一
練馬聡一
あくまでもシステムやITツールの導入が目的ではなく、導入後の業務!それによる事業拡大!が目的です。

①社内の意識・目的を一本化できる

RFPを作るメリットその①としては、「社内の意識や目的を一本化できる」ということです。

というのもシステムやITツールを導入する際は、場合によって導入事業者(ユーザー)とシステム開発会社(ベンダー)で、必要な機能・性能を明確にしていく作業である「要件定義」が発生する場合があります。

要件定義って何?という方は「要件定義とは?事業者がECシステム構築で失敗しない進め方を解説」で解説しています。

要件定義はベンダーとの打ち合わせを言いますが、その際に社内でも「ああでもないこうでもない」と、社内でも意見がバラバラになってしまったり、本来の方向性と変わってしまうことも多いです。

RFPを作成することによって、そもそも「○○はこうだった」など、社内で本来決めた決めごとや方向性を明確にすることができるということもメリットのひとつです。

他にもRFPを作成することによって経営層や社内の合意を得やすいというメリットもあります。

練馬聡一
練馬聡一
結構これあるんですよ!上司がいきなりひっくり返しちゃったりね。

②システム会社(ベンダー)に対し公正な評価ができる

RFPを作成するメリットその②は、システム会社(ベンダー)に公正な評価ができるということです。

ベンダーも提案するからには受注をしたいので、営業マンによるセールストークや接待なども含め、さまざまな営業活動を駆使してきます。

そうなると本来自社がやりたい「システム導入後の業務」「課題解決」ができるできないの前に、ベンダーの提案を構成比評価することができなくなり、場合によってはシステムやITツールの導入を失敗してしまうケースもあります。

ベンダーに対して公正な評価をするためにも、RFPの作成はメリットが大きいです。

練馬聡一
練馬聡一
私も営業なので、受注したい場合は様々なセールストークや接待を駆使しますよ笑

③本気のベンダーを見極めることができる

RFPを作成するメリットその③は、本気のベンダーを見極めることができるということです。

RFPを作成するということは、必要な機能や要件を開示するわけですから、そもそもベンダーが保有するシステムなどで課題解決ができない場合は、ベンダーが提案をお断り(辞退)します。

RFPを作成しないでとあるベンダーと話を進めていたら、導入間際で実はその機能を作れません。というケースもあります。このようなことが起こってしまうと自社ビジネスに大きな支障が出てしまいます。

そのために、本気で提案をしていただけるベンダーを見極めるということにおいても、RFPを作成するメリットは大きいです。

練馬聡一
練馬聡一
他にも導入前に「人がいないので納品が遅れます!」ということもあります。ベンダーの開発リソース(人的な)ものも見極めることができるので、RFPは作成しましょう!

RFP(提案依頼書)の書き方

それでは、RFP(提案依頼書)の書き方について解説します。RFPに記載するべき内容を記載していくので、これを読んでRFPの書き方のポイントを覚えてもらえると嬉しいです。

練馬聡一
練馬聡一
導入するシステムによっても違うので、今回はこのブログのテーマでもある、ECサイトを構築する場合のRFPについて解説します。

挨拶文

何事も挨拶が大事です。

ベンダーに対して提案を依頼するわけですから、自社のECサイト構築をするということを前提に、「貴社にご提案、お見積りをお願いしたい」という気持ちを込めて、挨拶文を記載しましょう。

会社概要

会社概要はWebサイトに記載されている情報でも構いませんので、社名や代表者、資本金や従業員数、主要取引先などを記載しましょう。

ECシステム導入の目的

ECサイトの新規構築かリニューアルにもよりますが、提案を依頼したいベンダーに対して、目的を明確に記載しましょう。

たとえばリニューアルであれば、「現行ECサイトから売上増加を目指すだけでなく、店舗との連携によって顧客情報を連携させ、オムニチャネル化を推進し、自社の商品開発や流通のマーケティングに活かすため・・・。」など。

⇒オムニチャネル戦略とは?店舗×ECサイト連携でサービスを最大化!

ECシステム導入のゴール(売上など)

現行のECサイトでの売上高を記載し、1年後〜3年後くらいまでの売上高の目標や、商品数や会員数の目標も明確に記載しましょう。これでどれくらいを目指していきたいのか?ということをベンダーに知らせることができます。

指針

これから詳しく記載する要求依頼や課題対応に対しての指針(まとめ)を記載しましょう。

提案してほしい範囲

現行のシステム構成図などを記載し、どこまで提案してほしいかの範囲を枠で囲うなど、誰が見てもわかりやすくしましょう。

現行のEC業務フロー

現在行っているECサイト運営による人的な業務フローを記載しましょう。

たとえば受注したデータをCSVで出力し、それを物流倉庫にメールで送っている。売上入力に関してはそれを加工して基幹システムにインポートしている。など

要求事項

要求したいECフロントの機能や管理画面の機能、決済方法、外部システムとの連携(対象データを含む)、からITインフラ、セキュリティ要求の部分まで、ベンダーに対して要求したい事項を詳しく記載しましょう。

練馬聡一
練馬聡一
ここが一番重要です!

予算

予算を記載しておくのもアリですが、かなりシステムに投資できるという企業であればあえて予算を記載しないほうが良い提案がでてくるかもしれません。

スケジュール

ECサイトをリニューアルオープンしたい日を記載し、それから逆算して受け入れテストの開始日や、プロジェクトの開始日を含めた開発スケジュールを記載しましょう。

自社の体制

自社の体制を記載しましょう。プロジェクトオーナー(決裁者)や、プロジェクトマネージャー(責任者)、プロジェクトリーダー(現場担当)など、自社体制を記載することでどんなときに誰が対応するのかを明確にできるので、ベンダーとスムーズなやり取りを行うことができます。

選考の流れ

ベンダーを選考する日程・スケジュールを記載しましょう。

例えば、RFP開示後の質問の受付期限や、提案書の提出期限、プレゼンやデモの日程、選考結果の通知日を記載するのが良いでしょう。

提案書・見積書作成の要領

提案書や見積書の要領、つまり形式などを指定する項目を記載しましょう。

契約形態について

プロジェクトの契約形態を記載しましょう。準委任契約や請負契約などをプロジェクトごとに記載します。

導入後のゴールを見据えてRFPを作成しよう!

RFPとは、システムやITツールを導入する際に、システム会社(ベンダー)に対して「こんなことをしたいので、御社の最適な提案をいただけないか?」ということを依頼するための資料のことです。

RFPを作成せずにシステムやITツールを導入してしまうと、システム導入に失敗してしまうケースが多くあります。

といってもRFPの作成や要件定義がゴールではなく、システムを導入してからがスタートで、目的達成や課題解決をすることがゴールになります。

RFPは非常に大事ですが、作成することに力を入れすぎず、企業としての目的を明確にしてシステム導入を成功させましょう。