受発注業務を効率化するアイデア!BtoBのECサイトを構築しよう

受発注業務を効率化するアイデア!BtoBのECサイトを構築しよう

近年、働き方改革で受発注業務を効率化していきたいという企業が増えています。

特に法人取引を行っている企業は、人手がかかる煩雑な受発注業務をこなしており、時間がかかるうえに人的ミスも多く発生してしまうということで、業務改善を行い業務負担や残業を軽減していきたいという動きになっています。

そのような煩雑な受発注業務を改善するアイデアとして、多くの企業が法人取引を円滑に行うBtoBのECサイトを構築し、受発注業務を効率化・改善していきたいと考えている企業が多いです。

この記事では「法人取引企業がBtoBサイトを構築することで改善できる業務」やそのポイントをご紹介します。

人がやらなくてもいいことはシステム化しよう

世の中的にも働き方改革が推進され、「法人取引においての受注・発注業務を改善したい!」という企業が増えてきています。

法人取引(BtoB)の受注・発注業務については、営業マンや受注担当、オペレーターの業務としても煩雑になることが多く、多くの時間や手間がかかってしまいます。

先進的な企業が行っている「受注・発注業務の効率化」としては、人がやらなくても良いことはシステム化を行い、業務の効率化を図っていくことで、時間や手間をなくし人的ミスも減らすことを実現しています。

それは法人向けのECサイト、つまりBtoBのECサイトを構築して運営していくことによって解決している事例が多いです。

そんな先進的な法人取引企業が行っている、「BtoBサイト」について解説していきたいと思います。

練馬聡一
練馬聡一
企業が社員の心身のことを考える。素敵な風潮ですね〜!

BtoBのECサイトで受注・発注業務を効率化しよう

BtoBのECサイトを構築し、ECサイト上で受注を行うことによって、多くの受注・発注業務を効率化していくことができます。たとえばこのような課題をお持ちの企業は多いのではないでしょうか?

  • 電話やFAXでの注文が多い
  • その注文を基幹・販売管理システムに入力するのが面倒
  • 在庫状況の確認や納期回答に時間がかかる
  • 間違った単価や型番の注文が多い
  • 見積書依頼の対応が追いつかない
  • お客様の与信状況を確認したい・・・etc

上記のような受注・発注業務の課題をお持ちの企業は多いと思いますが、このような課題は「BtoBのECサイトを構築」し、課題解決をしている企業が多いです。

BtoBのECサイトとは?

BtoBのECサイト業務相関図

BtoBのECサイトとは、法人取引(企業間取引)を行うECサイトのことです。

メーカー企業のBtoBサイトであれば、お客様である「小売店」や「代理店」からの注文を受けることができ、その受注業務をECサイトが行うことで、受発注業務の効率化が可能です。

練馬聡一
練馬聡一
メーカーではなく商社でももちろんOKです!

小売店や代理店、つまりお客様が仕入れを行うBtoBサイトを構築すると、商品の注文ができるのは当たり前のこと、「在庫の問い合わせ」や「納期の確認」、「見積書の作成依頼」などもBtoBサイトで行うことができます。

電話やFAXなどの注文は、社内の基幹・販売管理システムに入力する業務が発生しますが、BtoBサイトと自動連携させることによって、その業務も自動で行うことができます。

商社の場合は仕入先(サプライヤー)に在庫確認や納期確認、納品日から納品先の指示もBtoBサイトから自動で行うこともできます。

ちなみにECサイトといえば楽天やアマゾンなど、誰でも見れるようなECサイトが主流ですが、サイトをオープンにして新規顧客の獲得と既存顧客との取引を行う「スモールBtoB」タイプのECサイトと、既存顧客のみとの取引を行う「クローズドBtoB」サイトの2種類があります。詳しくは「BtoBサイトは2つのビジネスモデルを理解して構築しよう!」で解説しています。

それでは多くの企業が抱えている4つの課題について、BtoBのECサイトで効率化できる業務をご紹介します。

BtoBのECサイトで効率化できる業務

受注・発注業務について特にやっかいなのが、電話やFAXでの注文の対応です。

電話はお客様が言った言わないの問題も発生する恐れがあり、担当者に商品や社内の納品フローの知識がない場合は、納品ミスにもつながりやすい問題です。

さらにFAXは共通フォーマットがあれば多少マシなものの、共通フォーマットの書き方もお客様によって違う場合もあり、お客様の依頼も様々です。

そんな受注・発注業務において多くの企業が抱えている4つの課題について、BtoBのECサイトで効率化できる業務をご紹介します。

練馬聡一
練馬聡一
この4つの課題が受注・発注業務で大変なことなんですよね・・・。

ちなみにECサイトの売上アップを目指すには、裏側の業務を減らすことが重要なので「ECサイトの運営業務を効率化・改善することが、売上アップの近道!」をご覧ください。

受注・発注の登録業務

電話やFAXでの注文はお客様も簡単に行える発注方法なので、デジタル化が進んだ今でも多くのお客様がこの方法で発注をしています。

電話やFAXでの注文は、その商品を発送するために人の手を介して行われます。たとえば注文された商品を基幹システムや販売管理システムに入力したり、倉庫側に受注データや配送先を指示するなどの登録業務が発生します。

受注した商品が多ければ多いほどそれが大変になり、人的ミスも起きやすいため納品する商品、数量が間違ってしまったり、納品先を間違えてしまったりすることも多いです。

BtoBサイトを活用すればその業務はすべてECシステムが行ってくれるため、登録業務が自動になり、人的ミスもおこらなくなります。

練馬聡一
練馬聡一
といってもお客様側にECサイト上で入力してもらう手間が増えてしまうんですけどね笑

在庫の問い合わせの回答

在庫の問い合わせの回答も時間がかる業務です。

自社で持っている在庫であれば、物流倉庫に確認したり、倉庫側のシステムを確認すればよいのですが、仕入れ商品になると仕入先(サプライヤー)に在庫を確認しなければいけないため、回答に時間がかかります。

これを人間が行っていると、オペレーターが忙しいときに後回しにしてしまったり、確認しても回答を忘れてしまったりすることで、お客様に迷惑がかかってしまいます。

BtoBのECサイトを活用すればこの在庫確認も自動で行うことができるため、在庫確認作業や在庫の回答も効率化ができます。

練馬聡一
練馬聡一
人間が行っていると業務にも優先順位がありますから、極力自動にしたいですよね・・・。

納期回答

同じく納期の回答も自動化することができます。

ご注文をいただいた商品や配送先にマスタをもたせていると、お客様からの納期回答をECサイト上で行うことができます。

在庫の回答と同じく、自社在庫であればある程度納期回答も簡単ですが、仕入先からの商品であれば、自社倉庫に配送後にお客様に配送するのか、仕入先から直送をするのかも含めマスタ管理することで、納期も自動的に回答することができます。

練馬聡一
練馬聡一
楽天やアマゾンなどのBtoCサイトでもこれはできていますもんね!

見積依頼の作成

見積依頼の対応も意外と手間のかかる業務です。

BtoBにおいてはお客様ごとに卸掛率も違えば、注文単価によっての割引など、お客様ごとの条件があるところが多いです。

そのようなイレギュラーの対応も、お客様企業マスタにあらかじめ登録しておくことで、自動的に条件通りの見積書をECサイトで一発で作成することが可能になります。

練馬聡一
練馬聡一
特殊な条件を管理することで、ECサイト上でお客様条件の見積作成も可能です。

BtoBサイトは優秀なオペレーターを雇うイメージ

BtoBのECサイトは、優秀なオペレーターを雇うようなイメージで、受注・発注業務をミスなく完璧にこなしてくれます。

BtoBサイトを構築するにはある程度の費用や時間もかかりますが、どこの会社も人手不足であるこの時代に、優秀なオペレーターを雇うと思えれば費用対効果は悪くありません。

BtoBサイトは業務効率化だけでなく、新規顧客を獲得する新しいチャネルとしても活用ができます。詳しくは「BtoB ECの目的は業務効率化!市場規模やランキング、構築方法まで解説!」で解説しています。

練馬聡一
練馬聡一
働き方改革で従業員に大量の仕事を任せることができなくなってきていますが、BtoBのECサイトであれば文句なくこなしてくれます。笑

BtoBサイトを活用して業務効率を改善しよう

ここまでご覧いただきありがとうございます。

法人取引企業(BtoB)は人手がかかる煩雑な受注・発注業務をこなしており、働き方改革のこともあり業務負担や残業を軽減していきたいという動きになっています。

先進的な企業が行っている「受注・発注業務の効率化」としては、人がやらなくても良いことはシステム化、つまりBtoBのECサイトを構築して活用することでを、受注・発注業務効率化を実現しています。

ぜひ業務効率化のアイデアに困ったら、業務効率化をはじめ売上アップができる、BtoBのECサイト構築を検討してみましょう!